Carl Alpmann im westfälischen Salzkotten/DE hat sich schon frühzeitig auf die Standbeine Sägewerk und Kistenfertigung eingestellt. Heute tritt die Produktion von Listenbauholz immer mehr in den Hintergrund, da das klassische Bauholz beständig weniger nachgefragt wird. Somit schneidet das Sägewerk mit seinen beiden Gatterlinien und flexiblen Nachschnittkreissägen vorrangig für die eigene Kistenproduktion ein. Mit rund 40 Mitarbeitern erwirtschaftet der Betrieb seinen Umsatz mittlerweile zu etwa 70 % aus der Herstellung von Holzverpackungen.
Neue Schwerpunkte richtig abbilden
Gregor Flamme mit Thomas Alpmann am Timberwork-Terminal (v. li.) © Bernd Hartmann
Geschäftsführer Rudolf Alpmann hat sich auf Basis der geänderten betrieblichen Anforderungen mit seinen beiden Söhnen Stefan und Thomas frühzeitig auf die Suche nach einem neuen Partner für die kaufmännische Bürosoftware gemacht. Das bisherige Programm war technisch überholt und ließ eine vollständige Abbildung der neu aufgestellten Unternehmensschwerpunkte nicht mehr zu. Im neuen Programm sollten Funktionen sowohl für die Abwicklung von Kisten- als auch für Sägewerksaufträgne in Form von Listenbauholz, Vorrats- und Verpackungskanthölzern sowie Seitenware verfügbar sein.
Die Besonderheit bei Alpmann: Die Ersterfassung von Kisten findet zwecks Kalkulation und Ermittlung von Bauteilen in jahrelang eigens entwickelten Excel-Tabellen statt. Um diesen Datenschatz zu ernten und eine spätere Doppelerfassung der Daten zu vermeiden, kam die Idee auf, die Ergebnisse aus Excel in die Auftragserfassung der neuen Software übertragen zu können.
Fündig wurde Alpmann beim Anbieter Info-Data, Lichtenberg bei Linz. Erste Gespräche führte man bereits auf der Ligna 2017, damals noch über die Software Holz-Manager. Mit der seit Herbst 2019 neu verfügbaren Nachfolgesoftware „Timberwork“ lassen sich die geforderten Prozesse exakt abbilden. Der Clou in Timberwork: die unterschiedlich gestalteten Erfassungsmasken für Kisten- und Schnittholzaufträge inklusive des Datenimports aus der Excel-Kistenkalkulation. Das flexible Artikelsystem von Timberwork machte sich Alpmann ebenfalls zunutze – die komplette Sonderkistenproduktion lässt sich mit einem minimalen Artikelstamm abbilden.
Enorme Erleichterung
Fertige Verpackungen von Alpmann, die mithilfe von Timberwork erstellt werden © Bernd Hartmann
Das neue Programm ist bei Alpmann seit 1. Januar in Betrieb. „Die nunmehrige Lösung stellt für uns eine Erleichterung mit mannigfaltigen Möglichkeiten dar“, sagt Thomas Alpmann, Projektverantwortlicher für die Umstellung, und ist zufrieden. Die komplette Fakturierung mit der Erstellung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen bis hin zur Rechnung erfolgt nun im neuen System. Die für die Fertigung notwendigen Arbeitsblätter werden automatisch aus den Aufträgen generiert und für die Produktion erstellt. Die Zusammenstellung von Lieferungen entsprechend dem Fertigungsfortschritt erfolgt problemlos. Der Lieferschein umfasst beliebige Positionen eines Kundenauftrags. Kisten und Schnittholz können aus den verschiedenen Auftragsarten gemeinsam geliefert und fakturiert werden. Teillieferungen aus verschiedenen Aufträgen sind ebenso kein Problem. Am Monatsende sendet Alpmann die erzeugten Daten im DATEV-Format an den Steuerberater.
Gregor Flamme, zuständig für den Verkauf bei Info-Data in Deutschland, erinnert sich an die Inbetriebnahme-Phase: „Die Installation und Schulung von Timberwork waren in insgesamt nur drei Tagen abgeschlossen und das Programm war einsatzbereit. Im Laufe des Januars haben wir in diversen Onlinesitzungen noch einige Dinge, wie Eingabereihenfolgen, Drucklayouts und auch Statistiken, angepasst.“
Als weiteren Pluspunkt sieht Thomas Alpmann die schnellen Auswertungsmöglichkeiten im System an. So kann er jederzeit Daten über den Lieferfortschritt der einzelnen Aufträge, aber ebenso betriebswirtschaftliche Daten über die Umsätze und Preise jedes Sortimentes, Auftrags oder Zeitraums abrufen. Somit hat er für die Verhandlung mit den Kunden immer die aktuellen Zahlen bereit.
