Aufbruch ins digitale Zeitalter

Chaotisches Datenmanagement, ständiges Eintippen von Kundendaten in veraltete Computersysteme, händisches Erstellen von Lieferscheinen auf Durchschlagpapieren – schlicht ein Sägewerk ohne jegliche Form eines ERP-Systems. Für Markus Schott, seit Anfang 2019 operativer Geschäftsführer von Holzwerke Gleitsmann, war es an der Zeit, diesen Umstand zu ändern und das Unternehmen ins digitale Zeitalter zu führen. Bei der Umsetzung des Großprojekts vertraute man auf die Expertise von Info-Data und ihre Betriebssoftware Timberwork.

Alles aus Laubholz

Im Sägewerk am Standort Unterspiesheim werden neben dem Kernsortiment Buche vor allem Eiche und Esche oder anderes Buntholz, wie Ahorn oder Linde, eingeschnitten. Der Fokus liegt dabei klar auf einer regionalen Wertschöpfung. Aus maximal 80 km Umkreis stammt das meiste Holz aus den Staatsforsten oder umliegenden Privatwäldern. Je nach eingekauftem Durchmesser landet das Laubrundholz entweder auf der Gatter- oder Bandsäge. „Auf unserem WD-Gatter schneiden wir Buchenholz bis Klasse 4a, darüber weichen wir auf die Canali-Bandsäge aus. In Zukunft werden wir uns aber sicher vermehrt mit kleineren Durchmessern auseinandersetzen müssen – die Verfügbarkeit wird uns dazu zwingen“, erklärt Schott.

Neue Infrastruktur

„Es war ja fast nichts da. Einzig für den Handel gab es ein veraltetes Lagersystem – ohne Durchschlagzettel und aufwendiges Abschreiben von Daten war aber auch hier nichts möglich“, beschreit Schott die alten Bedingungen im Unternehmen. Um den Betrieb nun zu digitalisieren und zu modernisieren, war zunächst ein umfangreiches Update der gesamten Infrastruktur notwendig. Beginnend bei einer neuen, mit Timberwork verknüpften Telefonanlage bis hin zu Serveranlagen, wurden bereits im Vorfeld einige notwendige Investitionen getätigt.

Nachdem die Entscheidung zugunsten Info-Data gefallen war, wurden die Projektbeteiligten im März 2020 gemeinsam mit dem Rest der Welt von der Coronapandemie überrascht. „Die Installation und Inbetriebnahme der gesamten neuen Systeme bei Gleitsmann mussten somit in der ersten Hochphase der Pandemie komplett digital erfolgen. Über wöchentliche Videomeetings und Fernwartungstools nahmen wir Timberwork in Betrieb, ohne ein einziges Mal vor Ort gewesen zu sein“, beschreibt Gregor Flamme, Deutschland-Vertriebsleiter bei Info-Data, die herausfordernde Inbetriebnahme. „Durch die laufenden gegenseitigen Updates und den hervorragenden Service konnte aber alles ohne jegliche Probleme gestartet und installiert werden. Nach eine kurzen Eingewöhnungsphase läuft alles so, wie es soll“, zeigt sich Schott zufrieden mit der Startphase des neuen Systems.

Alles aus einem Guss

Eine erste Erfassung von Daten erfolgt bereits beim Rundholzeinkauf im Wald. Somit ist jederzeit ersichtlich, wo und vor allem wie viel Rundholz noch im Wald bevorratet ist und darauf wartet, ins Werk transportiert zu werden. Im Unternehmen selbst geht die Datenerfassung nach dem Einschnitt weiter. Die fertig abgestapelten Pakete werden in Timberwork erfasst und ein erstes Etikett mit allen hinterlegten Daten wird erstellt. Holzart, Einschnittstärke oder Qualität der Pakete können ab diesem Zeitpunkt in Echtzeit aus den Systemdaten abgefragt werden. Dank des WLAN-Ausbaus am Gelände kann der Staplerfahrer in weiterer Folge die Pakete scannen und direkt wieder in die Trockenkammer oder das Freiluftlager bringen.

In der anschließenden Sortierung werden die alten Datenpakete gelöscht und neue mit zusätzlicher Sortierinfo, oft speziell nach Kundenwunsch, angelegt. Erfolgt im nächsten Schritt bereits die Auslieferung an den Kunden, erstellt das System automatisch einen Lieferschein inklusive Rechnung. „Oft hat der Lkw noch gar nicht richtig unser Gelände verlassen, liegt beim Kunden bereits die fertige Rechnung im Postfach“, zeigt sich Schott vom System begeistert.

Volle Kontrolle

Obwohl der Fokus klar auf dem Sägewerk lag, sollten beide Betriebe von Holzwerke Gleitsmann im neuen System abgebildet werden. Von Info-Datas Seite wurde dies mit zwei getrennten Belegkreisen für den Handel auf der einen und das Sägewerk auf der anderen Seite gelöst. „Timberwork punktet nicht nur mit einer intuitiven Handhabung, sondern trennt unsere zwei Geschäftsfelder auch grafisch voneinander ab. Zusammen mit eingeschränkten Zugriffsberechtigungen für die Mitarbeiter sind somit Fehler oder Falscheingaben im jeweils anderen Systemkreis praktisch ausgeschlossen“, ist Schott überzeugt. Eine weitere Besonderheit von Timberwork ist, dass alle Daten und Informationen, obwohl sie zuerst voneinander getrennt betrachtet wurden, automatisch im FiBu-System wieder zusammenlaufen.

Daten, Daten, Daten

„Endlich haben wir zu unseren Kosten auch eine Leistung. Ich habe alle Daten in Echtzeit auch am Smartphone – Blindflüge gehören so der Vergangenheit an“, zeigt Schott mit Freude seine Analysetools.

Neben dem Sägewerk sind nun auch im Handel alle relevanten Daten erstmals verfügbar und können umfangreich analysiert und ausgewertet werden: „Sagen Sie mir eine Region oder ein Produkt und ich sage Ihnen mit einem Klick, wie viel wir dahin im vergangenen Geschäftsjahr verkauft haben“, zeigt sich der dreifache Familienvater begeistert von den Auswertungsmöglichkeiten der Software.

In Lauerstellung für Zukunft

„Was genau die kommenden Jahre bringen, kann natürlich niemand vorhersagen. Die Rohstoffversorgung, speziell in unseren Gebieten, wird aber sicherlich der Schlüsselfaktor werden. Betreffend Info-Data kann ich mit voller Überzeugung sagen, dass wir auf jeden Fall wieder kaufen würden. Die neu gewonnen Daten heben uns als Unternehmen auf eine gänzlich neue Stufe“, zieht Schott zufrieden Bilanz.