Unternehmen mit mehreren Standorten und einer zentralisierten Auftragsannahme und -vergabe können mit dem neuen Modul Intercompany von Timbertec, Eutin/DE, die Belegerstellung rationalisieren und Arbeitsaufwand einsparen.
Die Ausgangslage
Standorte der HS Timber Group sowie die Häfen, in denen Intercompany zum Einsatz kommt © HS Timber
Die HS Timber Group mit Hauptsitz in Wien betreibt vier Sägewerke in Rumänien und Deutschland. Mit einer Einschnittkapazität von rund 5,3 Mio. fm beliefert das Unternehmen Kunden in über 70 Ländern weltweit. Seit 1. Januar 2018 ist das Unternehmen Dr. Anna Bauthen Gesellschaft (DABG) 100 %ige Tochter der HS Timber Group und kümmert sich exklusiv um den Vertrieb der Produkte der HS Timber Group in Japan. In der Vergangenheit wurden die einzelnen Transaktionen zwischen der DABG und den Sägewerken der HS Timber Group mit hohem manuellem Aufwand erstellt.
Die Gesetzgebung in Rumänien definiert besondere Rahmenbedingungen, aufgrund derer es zu jedem Auftrag eine Bestellung geben muss. Das heißt, Bestellungen, die bei DABG eingingen, wurden auf die Sägewerke aufgeteilt und dort jeweils als eigene Aufträge angelegt. Folglich stellte jedes Sägewerk nach der Lieferung einen Lieferschein sowie eine Rechnung an die DABG aus. Das Handelsunternehmen wiederum erstellte daraus eigene Lieferscheine und Rechnungen für die Endkunden. Das ohnehin große Aufkommen an Belegen wurde noch erhöht, weil viele Aufträge aus mehreren Ladungen bestanden. Somit vervielfältigten sich die benötigten Dokumente exponentiell und eine unverhältnismäßig hohe Anzahl an Rechnungen, Lieferscheinen und zusätzlichen Dokumenten war die Folge. Alles musste manuell ausgestellt, fakturiert und verbucht werden.
Neues Modul schafft Abhilfe
Das ERP-System Ticom von Timbertec ist auf die Holzbranche zugeschnitten und bildet die gesamte Prozesskette des Holzhandels und der Holzverarbeitung ab. „Daneben bietet es zahlreiche Individualisierungsmöglichkeiten und Customizing-Funktionen und ist daher auch in der Lage, komplexe und sehr kundenspezifische Herausforderungen systematisch abzubilden“, verdeutlicht Timbertec-Geschäftsführer Andreas Boll.
Das Timbertec-Projektteam erarbeitete unter der Leitung von Marcus Wieser eine ebenso einfache wie elegante Lösung. Dabei handelt es sich um ein hoch automatisiertes Intercompany-Modul mit hohem Detaillierungsgrad und Transparenz für Anwender und Buchhaltung. Anstelle einer Aggregation einzelner Transaktionen werden in dem neuen Modul Einzeltransaktionen verarbeitet. Mit Erstellung der Verkaufsdokumente an das Handelsunternehmen DABG erzeugt die Software im Hintergrund automatisch organisationsübergreifend alle weiteren und zusätzlich benötigten Dokumente und Buchungen – sowohl für den Endkunden als auch das Handelsunternehmen. Sollte in einem der automatisierten Belegerstellungprozesse ein Fehler auftreten, werden die zuständigen Mitarbeiter unmittelbar informiert und können so rechtzeitig regulierend eingreifen. So konnte der notwendige Verwaltungsaufwand für jeden einzelnen Auftrag um die Hälfte reduziert werden und entspricht in der Komplexität nun dem eines normalen Verkaufs-, Versandprozesses – eine immense Ersparnis an Zeit, Ressourcen und Geld.
Schnelle Implementierung
Um die Einschränkungen für den Kunden so gering wie möglich zu halten, wurde das neue Modul im Zuge des jährlichen Updates mit dem neuen Ticom-Release ausgeliefert und als betriebsfertige Out-of-the-Box-Funktion implementiert. Nach einer Testphase konnte HS Timber praktisch „auf Knopfdruck“ von einer manuellen Belegerfassung auf einen automatisierten Prozess umstellen.
Die HS Timber Group setzt seit Jahren auf die kompetente Beratung von Timbertec und dessen kundennahen Vor-Ort-Service. Die langjährige Zusammenarbeit, die Erfahrung des Timbertec-Teams und die gezielte Anwenderschulung setzen das Softwarepotenzial frei. „Mit dem Intercompany-Modul haben wir unseren Werkzeugkasten um einen weiteren Baustein ergänzt“, meint Boll.
